Partie 1

 

Informations relatives à la protection des données par notre traitement de données en vertu des articles (Art.) 13, 14 et 21 du règlement général sur la protection des données (RGPD)

 

Nous prenons la protection des données au sérieux et vous informons par le présent document de la manière dont nous traitons vos données, ainsi que des droits et prétentions dont vous disposez selon les dispositions du droit relatif à la protection des données. En vigueur à compter du 25 mai 2018.

1.        Organe responsable du traitement de données et coordonnées

 | Organe responsable au sens du droit de la protection des données 
James Halstead France SAS | Campus Saint Christophe, 10 Ave. de l'Entreprise, 95861 Cergy-Pontoise, Tel: 01 34 43 64 97| info@jhfrance.fr


 

2.        Finalités et base juridique sur laquelle nous traitons vos données 

Nous traitons les données à caractère personnel en accord avec les dispositions du règlement général sur la protection des données (RGPD), de la loi fédérale sur la protection des données (LPD) ainsi que d’autres règles applicables relatives à la protection des données (informations détaillées dans ce qui suit). L’étendue des données traitées et la manière dont elles sont utilisées sont essentiellement basées sur les prestations de service demandées ou convenues. Vous pouvez obtenir des détails complémentaires ou des compléments d’informations sur les finalités du traitement de données dans les documents contractuels, dans des formulaires, dans la déclaration de consentement et/ou d’autres informations qui sont mises à votre disposition (par ex. dans le cadre de l’utilisation de notre site web ou dans nos conditions de vente). En outre, les présentes informations relatives à la protection des données peuvent être mises à jour à tout moment, comme vous pouvez le découvrir dans nos sites web www.jhfrance.fr | www.cavaliofloors.net

 

 

2.1      Finalités en vue de l’exécution d’un contrat ou de mesures précontractuelles (Art. 6 al. 1 b RGPD)

Le traitement de données à caractère personnel est effectué dans le but de la réalisation de nos contrats conclus avec vous, pour l’exécution de vos commandes ainsi que pour la mise en œuvre de mesures et d’activités dans le cadre de relations précontractuelles, par exemple avec des parties intéressées. Ainsi, le traitement sert notamment à la fourniture de nos produits et de nos prestations de service selon vos demandes et vos souhaits et englobe les prestations de service, mesures et activités nécessaires à ce titre. À ces prestations appartiennent principalement la communication relative au contrat conclu avec vous, la traçabilité de transactions, de commandes et d’autres conventions, ainsi que le contrôle qualité par une documentation ad hoc, des méthodes de souplesse dans les affaires, des mesures de pilotage et d’optimisation de processus commerciaux ainsi que la satisfaction à des obligations générales de diligence, la direction et le contrôle par des entreprises liées (par ex. maison mère) ; des analyses statistiques pour la gestion de l’entreprise, le calcul des coûts, le controlling, le reporting, la communication interne et externe, la gestion des cas d’urgence, le décompte et l’évaluation fiscale de performances d’exploitation, la gestion des risques, la constatation de droits légaux et la défense en cas de différends juridiques; la garantie de la sécurité informatique (notamment par des tests système et de plausibilité) et de la sécurité générale, notamment la sécurité des bâtiments et des installations, la garantie et la préservation du droit de domicile (par ex. par des contrôles d’accès); la garantie de l’intégrité, de l’authenticité et de la disponibilité des données, la prévention et répression de la criminalité; le contrôle par des comités de surveillance et des autorités de contrôle (par ex. révision). 

 

 

2.2      Finalités dans le cadre de notre intérêt légitime ou de celui de tiers(Art. 6 al. 1 f RGPD)

Au-delà de la réalisation à proprement dit du contrat ou du précontrat, nous traitons vos données lorsque cela est nécessaire pour préserver nos intérêts légitimes et ceux de tiers, et notamment à des fins :

-         de publicité, d’études de marché et de sondages d’opinion si vous ne vous êtes pas opposé à l’utilisation de vos données ;

-         d’obtention de renseignements ainsi qu’aux fins de l’échange de données avec des agences de crédit, dans la mesure où ceci dépasse notre risque économique ;

-         de vérification et d’optimisation de procédures relatives à une analyse des besoins ; 

-         de développement de prestations de service, de produits, de systèmes et processus existants ;

-         de divulgation de données à caractère personnel dans le cadre d’une due diligence lors de négociations relatives à la vente d’entreprises ;

-         de rapprochement avec des listes antiterroristes européennes et internationales, dans la mesure où ceci dépasse les obligations légales ;

-         d’enrichissement de nos données, notamment par l’utilisation ou la recherche de données accessibles au public ;

-         d’analyses statistiques ou d’études de marché ;

-         de benchmarking ;

-         de constatation de droits légaux et de défense en cas de différends juridiques qui ne sont pas directement imputables à la relation contractuelle ;

-         de stockage limité des données si une suppression est irréalisable compte tenu de la nature particulière du stockage ou ne pourrait être réalisé que moyennant des efforts démesurés ; 

-         de développement de systèmes de notation de crédit ou de procédures de décision automatisées ;

-         de prévention et de répression de la criminalité, dans la mesure où ceci ne sert pas exclusivement à la satisfaction à des dispositions légales ;

-         de sécurité des bâtiments et des installations (par ex. par des contrôles d’accès et une vidéosurveillance), dans la mesure où ceci dépasse les obligations générales de diligence ;

-         d’enquêtes internes et externes et d’évaluations complémentaires de sûreté ;

-         d’écoute ou d’enregistrement de conversations téléphoniques en vue d’un contrôle qualité et de formations ;

-         d’obtention et de maintien de certifications de droit privé ou de nature administrative ;

-         de garantie et de préservation du droit de domicile par des mesures adéquates ainsi que par des vidéosurveillances pour protéger nos clients et nos collaborateurs ainsi que pour garantir les éléments de preuve dans des cas de délits et pour leur prévention.

 


2.3      Finalités dans le cadre de votre consentement (Art. 6 al. 1 a RGPD)

Un traitement de vos données à caractère personnel à certaines fins (par ex. utilisation de votre adresse e-mail à des fins de marketing) peut également se faire sur la base de votre consentement. En règle générale, vous pouvez révoquer votre consentement à tout moment. Ceci vaut également pour la révocation de déclarations de consentement qui nous ont été données avant l’entrée en vigueur du RGPD, à savoir avant le 25 mai 2018. Vous êtes informé de manière séparée, dans un texte ayant trait au consentement, des finalités et des conséquences d’une révocation ou d’une non-remise d’un consentement.

Par principe, la révocation d’un consentement n’est valable que pour l’avenir. Des traitements qui ont lieu avant la révocation ne sont donc pas concernés et restent licites.

 

 

2.4      Finalités d’une satisfaction aux dispositions légales(Art. 6 al. 1 c RGPD) ou dans l’intérêt public (Art. 6 al. 1 e RGPD)

Nous soumettons toute personne participant au processus économique à une multitude d’engagements juridiques. Il s’agit principalement d’exigences légales (par ex. des législations commerciales et fiscales), mais également des directives relevant du droit de la surveillance ou d’autres normes réglementaires. Dans les finalités du traitement appartiennent le cas échéant le contrôle de l’identité et de l’âge, la prévention de la fraude et de la lutte contre le blanchiment d’argent, la prévention, la lutte et la répression du financement du terrorisme et des délits portant atteinte aux actifs, les rapprochements avec des listes antiterroristes européennes et internationales, la satisfaction aux obligations de contrôle et de déclaration relevant du droit fiscal ainsi que l’archivage de données aux fins de la protection de données et de la sécurité des données ainsi qu’aux fins d’une vérification par des autorités fiscales ou d’un autre domaine. En outre, la divulgation de données à caractère personnel peut être nécessaire dans le cadre de mesures administratives/judiciaires aux fins de la collecte de preuves, d’une poursuite pénale ou du respect de droits civils.

 

3.         Les catégories de données que nous traitons, dans la mesure où vous ne nous fournissez pas directement les données, et leur origine

Si ceci est nécessaire à la fourniture de nos prestations de service, nous traitons des données à caractère personnel obtenues de manière fiable par d’autres entreprises ou divers tiers (par ex. agences de crédit, maisons de publication d’adresses). De plus, nous traitons des données à caractère personnel que nous avons obtenues, collectées ou acquises et pouvons traiter de manière fiable auprès de sources publiquement accessibles (comme par ex. annuaires téléphoniques, registre des sociétés et des associations, registre de l’état civil, registres de débiteurs, registres fonciers, presse, Internet et autres médias). 

 

Les catégories de données à caractère personnel peuvent être notamment :

-  des données personnelles (nom, date de naissance, lieu de naissance, nationalité, situation familiale, métier/secteur d’activité et données comparables)

-  des données de contact (adresse, adresse e-mail, numéro de téléphone et données comparables)

-  des coordonnées (données de connexion et données comparables)

-  une confirmation de paiement / de couverture pour des cartes bancaires et de crédit

-  des informations sur votre situation financière (données de solvabilité avec établissement de notation de crédit, donc des données servant à évaluer le risque économique)

-  l’historique du client

-  des données relatives à votre utilisation des télémédias que nous offrons (par ex. moment de la visite de nos sites web, applications ou newsletters, pages/liens cliqués ou articles et données comparables)

-  des données de vidéo 

 

4.         Destinataires ou catégories de destinataires de vos données

Dans notre entreprise, les organes internes ou les unités organisationnelles qui reçoivent vos données sont ceux qui en ont besoin pour satisfaire aux obligations contractuelles et légales ou dans le cadre du traitement et de la mise en œuvre de notre intérêt légitime. Il est procédé à une transmission de vos données à des organes externes exclusivement :

·         dans le cadre de l’exécution du contrat ;

·         aux fins de la satisfaction aux dispositions légales selon lesquelles nous sommes tenus de fournir des renseignements, des messages ou des transmissions de données ou selon lesquelles le transfert de données relève de l’intérêt public (cf. point 2.4) ; 

·         dans la mesure où des entreprises externes de prestations de services traitent les données pour notre compte en tant que sous-traitants ou repreneurs de fonction (par ex. centres de calcul externes, assistance/maintenance pour des applications informatiques, archivage, traitement de documents, services de centres d’appel, services de conformité, contrôle de gestion, examen de données relatif à la lutte contre le blanchiment d’argent, validation de données ou contrôle de plausibilité, destruction de données, achats/approvisionnement, gestion de la clientèle, entreprises de publipostage, marketing, technologie des médias, recherche, contrôle des risques, facturation, téléphonie, gestion de sites web, services d’audit, instituts de crédit, imprimeries ou entreprises de suppression de données, services de messagerie, logistique) ;

·         en raison de notre intérêt légitime ou de l’intérêt légitime de tiers dans les finalités énoncées dans le cadre du point 2.2 (par ex. des autorités, des agences de crédit, des instituts de recouvrement, des avocats, des tribunaux, des experts, des entreprises et comités appartenant au groupe et des autorités de contrôle) ;

·         si vous nous avez donné un consentement relatif à une transmission de vos données à des tiers.

 

Outre ce cadre, nous ne transmettrons pas vos données à des tiers. Si nous mandatons des prestataires de service dans le cadre d’une sous-traitance, vos données sont soumises aux mêmes standards de sécurité que ceux auxquels nous sommes soumis. Dans les autres cas, les destinataires ont le droit d’utiliser les données uniquement dans les finalités pour lesquelles vous nous les avez transmises.

5.         Durée de stockage de vos données 

Nous traitons et stockons vos données pendant la durée de notre relation d’affaires. Ceci inclut également l’ébauche d’un contrat (relation juridique précontractuelle) et le déroulement d’un contrat.

 

En outre, nous sommes soumis à diverses obligations de conservation et de documentation qui résultent du code de commerce allemand, du code général allemand des impôts, du code civil et du livre des procédures fiscales. Les délais de conservation ou de documentation qui y sont énoncés s’élèvent à un maximum de dix ans au-delà de la cessation de la relation d’affaires ou de la relation juridique précontractuelle.

 

Qui plus est, des prescriptions légales spéciales peuvent exiger une durée de conservation plus longue, par exemple avec une sauvegarde des éléments de preuve dans le cadre des dispositions légales régissant la prescription. Selon les §§ 195 et suivants du code civil allemand (BGB), le délai de prescription normal s’élève certes à deux ans, mais il peut être étendu jusqu’à 30 ans.

 

Si les données ne sont plus nécessaires pour l’exécution d’obligations et de droits contractuels ou légaux, elles sont régulièrement supprimées, à moins que leur traitement ultérieur – d’une durée limitée – soit nécessaire à la réalisation des finalités énoncées au point 2.2 découlant d’un intérêt légitime prépondérant. Il existe par exemple un tel intérêt légitime prépondérant lorsqu’une suppression est irréalisable compte tenu de la nature particulière du stockage ou ne pourrait être réalisé que moyennant des efforts démesurés et si un traitement dans d’autres finalités est exclu par des mesures techniques et organisationnelles appropriées.

 

6.         Traitement de vos données dans un pays tiers ou par une organisation internationale 

Il est alors procédé à un transfert de données à des organes situés dans des États hors de l’Union européenne (UE) ou de l’Espace économique européen (EEE) (désignés pays tiers) lorsque ceci s’avère nécessaire pour l’exécution d’une commande passée par vous, pour la réalisation d’un contrat conclu avec vous, lorsque ceci est prescrit par la loi (par ex. obligations de déclaration relevant du droit fiscal), si ceci a lieu dans le cadre de notre intérêt légitime ou de celui d’un tiers ou si vous nous avez donné votre consentement.

Le traitement de vos données peut alors être effectué dans un pays tiers également en rapport avec l’intervention de prestataires de service dans le cadre d’une sous-traitance. S’il n’existe pour le pays concerné aucune décision de la commission européenne relative à un niveau de protection des données adéquat qui doit y être adopté, nous garantissons selon les dispositions relatives à la protection des données de l’UE, selon des contrats correspondants, que vos droits et libertés sont protégés et garantis de manière appropriée. Nous mettons à votre disposition des informations détaillées à ce sujet sur votre demande.

Vous pouvez adresser au délégué à la protection des données de l’entreprise une demande d’informations sur les garanties appropriées ou adéquates et sur la possibilité d’en obtenir une copie.

 

7.         Vos droits en matière de protection des données 

Dans certaines circonstances, vous pouvez faire valoir vos droits en matière de protection des données à notre encontre

 

·         Ainsi, vous disposez d’un droit de regard sur les données vous concernant que nous stockons, conformément aux dispositions de l’art. 15 du RGPD (le cas échéant avec les restrictions énoncées au § 34 du RGPD).

·         Sur votre requête, nous corrigerons des données vous concernant que nous stockons selon l’art. 16 du RGPD si elles sont inexactes ou erronées.  

·         Si vous le souhaitez, nous supprimerons vos données selon les principes de l’art. 17 du RGPD si d’autres dispositions légales (par ex. obligations légales de conservation ou restrictions selon le § 35 du RGPD) ou un intérêt prépondérant (par ex. pour la défense de nos droits et prétentions) ne s’y opposent pas.

·         En tenant compte des dispositions de l’art. 18 du RGPD, vous pouvez nous demander de limiter le traitement de vos données

·         De plus, vous pouvez vous opposer au traitement de vos données selon l’art. 21 du RGPD, en conséquence de quoi nous devrons mettre un terme au traitement de vos données. Toutefois, ce droit d’opposition s’applique en présence de circonstances très particulières pour votre situation personnelle, et les droits de votre entreprise peuvent le cas échéant s’opposer à votre droit d’opposition.

·         Selon les conditions prévues par l’art. 20 du RGPD, vous disposez également du droit d’obtenir vos données dans un format structuré, actuel et lisible par une machine ou de les transmettre à un tiers

·         Du reste, vous disposez à tout moment d’un droit de révocation du consentement que vous avez transmis par rapport au traitement de données à caractère personnel, à notre encontre et avec effet pour l’avenir (cf. point 2.3). 

·         Enfin, vous disposez d’un droit de recours que vous pouvez exercer auprès d’une autorité de surveillance en matière de protection des données (art.  77 du RGPD). Toutefois, nous recommandons de toujours adresser ensuite un recours à notre délégué à la protection des données.

 

Vos demandes relatives à l’exercice de vos droits doivent être si possible adressées par écrit à l’adresse indiquée plus haut ou directement à notre délégué à la protection des données.

 

8.         Étendue de vos obligations de fournir vos données

Vous avez uniquement besoin de fournir les données qui sont nécessaires au début ou à l’exécution d’une relation d’affaires ou à une relation précontractuelle avec nous ou à la collecte desquelles nous sommes légalement tenus. À défaut desdites données, nous ne serions en règle générale pas en mesure de conclure ou d’exécuter le contrat. Ceci peut également se référer à des données nécessaires ultérieurement dans le cadre de la relation d’affaires. Si nous vous demandons de nous fournir des données, vous serez informé séparément du caractère facultatif de cette communication.

9.         Existence d’une prise de décision automatisée dans un cas particulier (y compris un profilage)

Dans certaines circonstances, nous traitons vos données en partie dans le but d’analyser certains aspects personnels (profilage). 

Pour vous informer de manière ciblée et vous conseiller sur des produits, nous pouvons être amenés à utiliser des instruments d’évaluation. Ceci permet une conception des produits adaptés à vos besoins, une communication, une publicité ainsi qu’une étude de marché et un sondage d’opinion.

 

Pour l’évaluation de votre solvabilité et de votre capacité de produit, des « valeurs de notation de crédit » peuvent être utilisées. Lors d’une notation de crédit, des méthodes mathématiques sont utilisées pour calculer la probabilité avec laquelle un client peut s’acquitter de ses obligations de paiement de manière conforme au contrat. De telles valeurs de notation de crédit nous aident ainsi à évaluer la solvabilité et à prendre une décision dans le cadre de l’arrêt de produits et entrent dans notre gestion des risques. Le calcul se base sur des méthodes mathématiques et statistiques reconnues et éprouvées. 

 

Des données relatives à la nationalité ainsi que des catégories particulières de données à caractère personnel ne sont alors pas traitées selon l’art. 9 du RGPD.

 

 

 | Informations relatives à votre droit d’opposition selon l’art. 21 du RGPD  1.        Vous avez le droit de vous opposer à tout moment au traitement de vos données auquel il est procédé sur la base de l’art. 6 al. 1 f du RGPD (traitement de données sur la base d’une mise en balance des intérêts) ou de l’art. 6 al. 1 e du RGPD (traitement de données dans l’intérêt public) s’il existe des raisons qui résultent de votre situation particulière. Ceci vaut également pour un profilage basé sur cette disposition au sens de l’art. 4 n° 4 du RGPD.  Si vous exercez votre droit d’opposition, nous ne traiterons alors plus vos données à caractère personnel, à moins que nous ne puissions apporter la preuve de raisons impérieuses et légitimes concernant le traitement qui ont la préséance sur vos intérêts, droits et libertés ou à moins que le traitement ne serve à la revendication, à l’exercice ou à la défense de droits.  2.        Nous traitons vos données à caractère personnel également pour une prospection directe. Si vous ne souhaitez pas recevoir de publicité, vous disposez à tout moment d’un droit d’opposition ; ceci est également valable pour le profilage dans la mesure où ceci est en relation avec une telle prospection directe. Nous prendrons en compte cette opposition à l’avenir.  Nous ne traiterons plus vos données à des fins de prospection directe si vous vous opposez au traitement dans cette finalité.  L’opposition peut se faire sans aucune obligation de forme particulière et doit être adressée dans la mesure du possible à  James Halstead France SAS, Campus Saint Christophe, 10 Ave. de l'Entreprise, 95861 Cergy-Pontoise, Tel: 01.34.43.64.97
 

Notre déclaration de confidentialité ainsi que les informations relatives à la protection des données par notre traitement de données en vertu des articles (Art.) 13, 14 et 21 du RGPD peuvent être modifiées à tout moment. Nous publierons toutes les modifications sur cette page. Nous tiendrons les anciennes versions à votre disposition dans une archive pour que vous puissiez les consulter.

 

 

Version des informations relatives à la protection des données : mai 2018